Nutzen Sie die beste Kombination aus System, Anbieter und Service-Level, wenn es um Payroll und Zeitwirtschaft geht?

Mit der richtigen Wahl von Lohn- und Zeitwirtschaftssystemen und Providern kann viel gewonnen werden: Direkte und indirekte Kostensteigerung, Automatisierung, geringere Fehlerquote, Ad-hoc-Berichte, Leistungskontrolle des Anbieters und nicht zuletzt eine Anwendung, mit der es Spaß macht zu arbeiten. Wie treffen Sie die richtige Wahl?

Wir ermöglichen Ihnen die Erstellung kompletter Anforderungsspezifikationen einschließlich der Festlegung der gewünschten Service Levels; wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von komplexen, grenzüberschreitenden Request for Information, Quotation und Proposal. Basierend auf deren Auswertung und unserer Marktkenntnis strukturieren und unterstützen wir den Entscheidungsprozess bis zum gewünschten Level.

Ist eine Auswahl getroffen, muss der Vertrag erstellt und verhandelt werden. Mit unserer Erfahrung mit nationalen, regionalen und globalen Lösungen und Anbietern unterstützen wir Ihre Personal-, Rechts- und Einkaufsabteilung bei der Vertragsstrukturierung und -erstellung und stellen sicher, dass alle gewünschten Dienstleistungen zu günstigen Konditionen enthalten sind und Fallstricke vermieden werden. Die Verhandlung von Master Service Agreements, Statements of Work, Service Descriptions, Service Level Agreements und Rate Cards – einschließlich Transitional Services in M&A-Szenarien – ist Teil unserer Expertise.

Projekt „Globale Payroll / T&A Strategie und RFP“

Für einen Chemiekonzern mit 60 Mrd. Jahresumsatz unterstützt LKPU die globale Ziel- und Strategiedefinition sowie den kompletten RFP-Prozess inkl. Vorbereitung, Durchführung und Board-Reporting, Evaluierung inkl. Business Case, Vertragserstellung, SLA-Setup und Verhandlung.

• LKPU Berater: 5
• Team: 20 Mitarbeiter
• Skills: RFP, SLA, Vertragserstellung, Verhandlungsführung, Entscheidungsprozess, Vorstandskommunikation
• Dauer: 6 Monate

Die Kosten und die Zeit für die Einrichtung bestimmen die entscheidende Projektphase, die den langfristigen Erfolg einer Implementierung ausmacht. Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer qualitativ hochwertigen Implementierung und Integration live gehen.

Die Anfangsphase ist entscheidend, um einen reibungslosen und gewinnbringenden täglichen Betrieb dauerhaft zu definieren. Seltsamerweise wird die Implementierung oft dem alten und neuen Provider überlassen, wobei Use-Case-basierte Tests und Qualitätskontrollen vernachlässigt werden – und kein Fallback vorhanden ist. Gravierende Minderleistungen, Budgetüberschreitungen, frustrierte Mitarbeiter und Konflikte mit dem Provider können zu Roll-Backs, wiederholten Providerwechseln, finanziellen Verlusten und organisatorischen Minderleistungen führen.

Wir bei LKPU Payroll sind aus langjähriger Erfahrung überzeugt, dass eine erfolgreiche Implementierung professionelle Betreuung erfordert. Für diesen Erfolg bieten wir unsere Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der Implementierung. Wir verwalten spezialisierte Kundenressourcen effizient und stellen sicher, dass nur eine qualitativ hochwertige Lösung abgenommen und in Betrieb genommen wird. Aus diesem Grund umfasst der LKPU-Support wesentliche Aspekte jeder Lohn- oder Zeitimplementierung:

• Anforderungsanalyse und Dokumentation (IREB-Standard)
• Providermanagement einschließlich Vertragstreue und Qualitätskontrolle
• Projektmanagement und Berichtswesen
• Stakeholder-, Risiko- und Problemmanagement
• Testmanagement, Durchführung, formale Abnahme und Problemmanagement
• Organisatorische Ausrichtung einschließlich Rollen und Verantwortlichkeiten, dezentral oder in Shared Service Centern
• Prozessdesign, Dokumentation und Implementierung
• Integration mit komplementären Anwendungen, Prozessen und Diensten

Projekt „Schneller Wechsel des Gehaltsabrechnungsanbieters in APAC“

Für ein Unternehmen der Petrochemie unterstützt LKPU Payroll die Implementierung und Migration der Gehaltsabrechnung von vier Gesellschaften der APAC-Region innerhalb von drei Monaten. Dies beinhaltete den Carve Out der Daten und die anschließende Bereinigung gegen eine harte Deadline.

• LKPU Berater: 5
• Team: 20 Mitarbeiter
• Skills: Projektmanagement, Provider Management, Testmanagement
• Dauer: 4 Monate

Schnittstellen zu HCM, Pensionen, Treasury und Buchhaltung sind kritisch – und meist von geringem Interesse. Aber fehlende Dokumentation und verschwindende Experten sind große Risiken. Sind Sie in der Lage, bei Veränderungen mitzuziehen?

Abrechnungsschnittstellen sind kritisch – und von geringem Interesse, wenn alles läuft. Das ändert sich schnell, wenn Transparenz gefragt ist. Fehlende Dokumentation und verschwundene Experten sind große Risiken, wenn Schnittstellen im Rahmen von Updates und Releases, Applikationsablösungen oder neuen Anforderungen „angefasst“ werden müssen. Wir erleben diese Probleme regelmäßig in Harmonisierungsprojekten. Um eine reibungslose Integration mit Human Capital Management, Pensionen, Treasury und Rechnungswesen zu gewährleisten, unterstützen wir das Schnittstellendesign und die Optimierung, sowie die formale Spezifikation und Dokumentation. Unsere Optimierung umfasst die Reduzierung der Schnittstellenlandschaft und die Überwachung der Performance.

Projekt „Gehaltsabrechnung sicherstellen“

Bei einem großen deutschen Fernsehsender war nach letztmaliger Lizenzverlängerung die Umstellung des Systems zur Entgeltabrechnung von 14.000 Mitarbeitern gefährdet. Pragmatisch und schnell konnte LKPU Payroll wichtige Entscheidungen mit dem Management treffen, Teamgeist und operative Steuerungsfähigkeit wiederherstellen. Die Kernfunktionen waren rechtzeitig live – und die Roadmap für erforderliche Nacharbeiten auf dem Tisch.

• LKPU Berater: 5
• Team: 70 Mitarbeiter
• Skills: Krisenmanagement, Projektmanagement, Vendor Management, Anforderungs- und Testmanagement
• Dienstleister: 4

Die Harmonisierung von Gehaltsabrechnung und T&A – oder einfach der Wechsel des Anbieters – ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem leistungsstarken Unternehmen.

Wie sieht Ihre Situation aus? Als Unternehmen möchten Sie vielleicht Systeme und Anbieter konsolidieren und harmonisieren, national, regional oder weltweit. Sie stecken in einer Transformation fest und brauchen einen Turnaround, weil Ihnen die Zeit davonläuft. Oder Ihr System läuft einfach schneller aus, als Sie geplant haben. Als Service-Provider managen Sie Ihr Anwendungsportfolio aktiv und wollen Ihre Kunden konsolidieren. Was auch immer Ihre Herausforderung ist, die Migration ist der einfache Teil bei jedem Anwendungs- oder Providerwechsel: extrahieren, transferieren, laden – und loslegen? Unglücklicherweise braucht es mehr. Planen Sie die Migration: Unterscheiden Sie zwischen Daten und Regeln. Stellen Sie Datenintegrität, Sicherheit, Qualität, Format etc. sicher. Lassen Sie uns organisieren, Risiken minimieren, Ressourcen schützen, Organisation und Prozesse für einen geräuschlosen Übergang ausrichten.

Projekt „Massenmigration kurz vor Sunset“

Für den marktführenden Hersteller einer Payroll-Software stand das Abschalten der Plattform zum Jahresende fest. Nach Verlängerung um ein Jahr mussten 8 Monate vor Sunset noch 1.000 Kunden migriert werden. Eine schwere Auseinandersetzung mit einem wichtigen externen Migrateur spitzte die Krise zu. LKPU Payroll wurde mit der Programmleitung beauftragt und führte die Migration zu Ende.

• LKPU Berater: 4
• Team: 50 Mitarbeiter
• Skills: Programmmanagement, Dienstleistersteuerung
• Dienstleister: 6